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企业商业行为准则

为实现公司“在全球范围内保持持续领先的行业竞争力”的愿景,帮助每位金禾员工遵循法律和道德标准,在借鉴相关案例和全球化环境进行深入讨论的基础上,公司形成了金禾商业行为规范。
金禾商业行为规范对公司具有十分重要的意义,每位金禾员工均应学习、掌握并遵守其中的各项要求。对于违反公司商业行为规范的行为,我们将采取零容忍的态度,视为严重违反公司规章制度,将要求严厉整改,直至解除劳动合同,触犯法律者还会受到法律的制裁。
金禾员工如发现任何违反本准则的行为,请按照本准则提供的渠道进行投诉,公司将严肃认真地对待所有潜在违反公司商业行为规范的举报,并承诺对所有指控进行保密和全面调查。

 

一、 基本要求

 

1、 对员工的要求
作为金禾人,我们每一个人都有责任确保我们的行为符合《准则》。所以需要您对《准则》充分学习、了解。在今后的工作中,无论身在何处,请根据《准则》,运用良好的判断力,避免不当行为嫌疑。如果您对某项行动有疑问,请问自己以下问题:
•这是否符合《准则》?
•这样做道德吗?
•这样做合法吗?
•这是否会对我自己和公司有正面反映?
•我是否愿意在媒体上看到与此有关的报道?
如果您对以上任何一个问题的回答是否定的,则不要采取此项行动。
如果你对违法或不道德的行为有任何问题或疑虑,应与上级主管、道德行为管理部门核实。牢记:不遵守本准则和法律将导致与违反行为相应的纪律处分,直至解除劳动关系,甚或受到法律的制裁。
2、 对经理的特别要求
金禾的经理应在其言行上依据《准则》进行领导,并做出表率。作为经理,应该做到:
•确保监督管辖范围内的所有人员都明确各自依照《准则》和公司其他政策所承担的责任;
•有责任促进开放的和诚实的双向交流,明确职业道德与遵纪守法的重要性;
•经理必须是尊敬与体贴每一位同事并起到积极分子和表率作用;
•营造一个可以让员工毫无顾虑地报告疑虑的环境(不必担心遭到打击报复);
•在评价员工时,联系《准则》和公司其他政策考虑员工的行为;
•无论何时都不得鼓励或指导员工以违背道德、违反《准则》或法律为代价达到业务目标;
•你还应注意已发生的不道德或违法行为的迹象。一旦发现您监督管辖范围内的人员有违反《准则》或法律的行为,立即采取措施予以阻止;
•如果有员工向您提出与《准则》有关的问题或疑虑,应认真倾听并给予解答和处理。
•如果某位员工提出的疑虑可能需要依照《准则》予以调查,必须在3个工作日内汇报你的上级或道德管理办公室,然后依照相关规定解决。

 

二、 公司商业行为责任

 

1、 对员工的责任
任何时候我们都将以正直、诚信、勤勉、廉洁 、感恩的态度互相对待彼此,所谓"己所不欲、勿施于人"。我们尊重来自于全世界不同个人的差异。入职决定应基于商业原因,例如资格、才能及成就,并且遵守国家和地方的劳动法规。
2、 对客户和消费者的责任
遵守质量工艺流程与安全规程,确保产品质量与安全,是至关重要的。我们要确保发出的产品或提供的服务达到要求。
我们依靠诚信、廉洁与客户建立长期关系。所有的营销与广告应准确与真实。蓄意的误导性信息、对重要事实的遗漏或对竞争者出售的商品做出虚假的评断是永远不可接受的。
我们合法地、道德地获取业务,杜绝贿赂和回扣。
3、 对业务伙伴的责任
与其他公司建立良好关系为金禾提供了竞争的优势。但我们不与可能损害金禾声誉的公司及个人做生意。例如,我们将避免同故意或一再违反法律的公司做生意。所有与第三方的往来必须遵守法律以及金禾的政策。我们不借助第三方实施任何法律或《准则》所禁止的行为。
当金禾选用供应商、分包商、代理商及所有合作伙伴履行其承担的义务时,我们也有责任向他们传达这些规定和要求。
4、 对社会的责任
我们服务于社会,致力于以合理价格提供能够提高生活质量的产品与服务,并且积极地支持我们所在的社会。
我们尊重员工的权利,每一名金禾员工都有支持社会、慈善事业和政治组织以及选择理想的自由。
5、 对环境的责任
我们重视环境保护,遵守我们从事业务活动所在国家的环境保护法律。金禾对保护环境给予承诺,将我们业务活动对环境的影响减至最小,并且以促进持续利用世界自然资源的方式经营我们的业务。如果有害物质进入环境或被不适当地处理或丢弃,应通知上级管理部门。
6、 对政府的责任
作为一个有责任心的组织,遵守法律法规是我们的义务。  

 

三、 公司商业行为准则

 

1、 道德规范

1) 金禾所有员工,无论身处何地,处理问题时必须正直、诚信、廉洁,不做任何妥协。商业道德和人品道德没有区别,无论本地风俗什么样,都应坚持最高的道德标准。

2) 在与同事、与客户、与供应商以及所有第三方打交道的时候,员工都应诚实和道德。做正确的事要保证任何时候都正确做事。

3) 必须尊重同事、下属和第三方的权利,不得有歧视、侮辱、诽谤等行为,无论年龄、种族、性别、性倾向、肤色、信仰、宗教、发源国、婚姻、残障等。

4) 在其他人误导或要求时,凡是出现或可能出现非法、不诚实、不道德的情况,都应及时报告管理层或道德管理办公室。公司保证你不会因为报告你的发现和疑问而受到惩罚。

5) 开展业务遵守业务所在国家的法律及规定。

示例:道德规范

一名管理人员在工作中,因为一名职工违反了公司劳动管理规定,睡岗被查处,影响了该部门的考核分数,该管理人员非常生气,以违反纪律的员工个头矮小皮肤较黑为借口,对其进行了谩骂。该名管理人员违反了道德规范。

2、 业务与财务记录

1) 准确的记录和报告是公司声誉和信誉的体现,能够确保公司履行法律法规义务。确保业务和财务记录的准确性和完整性是每位员工的责任,而非只是会计和财务人员的职责。

2) 必须确保公司所有业务和财务记录的准确、公正。这些记录不仅包括财务账目,还包括质量报告、时间记录、操作记录、开支报表、利益诉求表、简历等等。

3) 在对收入或开支记帐时,必须按照正确的会计周期对交易进行记录和分类,不得推迟或提前。估算和计账必须有相应文档提供支持。提交给政府监管部门的报告要确保完整、公正、准确、及时和易于理解。

4) 禁止对公司、客户或第三方等任何记录、文件进行伪造,禁止歪曲任何交易的真实性质,禁止协助其他人偷逃税费或破坏当地货币法。如果无意发生错误必须即时报告并修正,不允许掩盖。如果不清楚如何确定错误,向直接上级或道德管理办公室咨询。

示例:病假申请

一位员工提交了一份资料,并附带一份某医院的诊断证明,声称她身患疾病,试图以此为理由长期请病假。但事实上,她的诊断证明是虚假的,他并没有诊断证明上的疾病,或者她的疾病与她提交的报告出入很大。该员工伪造了记录。

3、 利益冲突
1) 商业决策与行为必须基于金禾的最佳利益,绝不能出于个人的考虑或关系的动机。与潜在的或现在的供应商、承包商、客户、竞争者或政府管理者的关系,绝不能影响我们代表公司的独立与明智的判断力。
2) 金禾所有在岗员工一律禁止从事第二职业,更不得为金禾的任何竞争者、客户、分销商或供应商工作或收取服务费。任何公司之外的活动必须与金禾的工作严格区分开,并且不应影响你在金禾的工作。运用你在金禾掌握的技能、信息时,要确保不会伤害金禾的业务活动。
3) 董事会成员在其他公司的董事会或政府机构中任职,需要董事长事先批准。
4) 在对金禾最佳利益进行判断时,任何金禾员工不得利用自己的职位或关系谋取个人利益,甚至应避免此类冲突发生的可能性。
示例:
在任何潜在利益冲突情形中,请问自己以下问题:
•我的个人利益是否可能会对公司的利益造成妨碍?
•这种情形是否会被他人(无论是公司内部还是公司以外人士)疑为利益冲突?
如不确定,请寻求指导。
示例:选择供应商
问:我的工作是为公司选择一家供应商,备选范围内的一家供应商是我的配偶所拥有的公司。我是否需要采取任何预防措施?
答:在这个情形中,您在您配偶公司中的利益与您为公司选择最佳供应商的职责存在(或至少看似存在)冲突。您应向您的经理和道德官咨询。最佳的行动路线是:要么您不参与这次供应商选择过程,要么将您配偶的公司从备选范围内剔除。

4、 赠礼、业务招待及贿赂
1) 给金禾员工的礼物:任何人不得接受回扣、过分慷慨的礼品或礼金。我们可以接受价值微不足道的物品,如标有另一公司名称的小礼品。我们不接受可能影响金禾判断力的任何物品。特殊情况应与上级汇报。所有礼品均须上交公司。
2)金禾赠与的礼品:经管理层批准,一些商业情形可以赠与礼品,但必须是合法的、合理的。赠与礼品的做法在不同文化中是不同的,如果法律禁止或接受者所在单位的政策禁止,我们将不赠与任何礼品。
3) 为向商业合作伙伴表示感谢,或服务需要,金禾允许为差旅、餐饮等支出适当的费用。但这些费用需与接受方业务关系的性质匹配,符合产生费用所在国的法律和海关的要求,同时满足政策、法规或接受者的行为守则要求。
4) 我们不接受任何业务关联单位宴请,如确实需要参加宴请,必须经上级主管批准。
5) 公司业务范围分布于世界各地,在处理这些业务时,必须严格遵守所在国家和国际的反贿赂法律,杜绝在任何时候行贿。
示例:供个人使用的门票和住所
如果一家客户或供应商向您提供了娱乐场所或其他活动的门票,而该客户或供应商并不参加门票所对应的活动,则这些门票被视为赠礼。您不应接受这些门票,除非这些门票是客户或供应商根据其与之间的协议中的相应内容部分而为大批员工提供的。对于客户或供应商提供的供个人使用的公寓或度假住所,或者提供个人旅行便利,以上规定同样适用。
示例:特殊折扣
一位员工负责公司相关物资的采购,该员工接受了这家供应商只向其一人而未向其他员工提供的家庭用品折扣。该员工接受此项个人利益的行为违反了《规范》中与利益冲突有关的条款。

 

5、 不当使用或偷盗金禾财产
1) 每名员工都应保护金禾的财产,防止损失或偷盗,并且不得将金禾财产用于个人用途。金禾财产包括公司的金钱、产品、保密信息、软件、电脑、电话、复印机、车辆、办公设备及耗材等。
2) 每名员工都应防止金禾财产被误用。使用金禾电子通信系统时,不得使用这些系统访问或存储:色情、淫秽、亵渎等材料;威胁或敌意的材料;违反金禾策略或违反法律法规的材料等。
示例:
个人恩惠:

一位员工利用公司的计算机和设备以及工作时间为其他员工设计和打印婚礼请柬,作为该员工提供给其他员工的个人恩惠。该员工滥用了公司资产。
个人协助:
一位部门主管总是要求一位部门员工在公司时间内为该主管料理个人事务,诸如缴纳家庭水电费用和购买个人礼品等。该主管滥用了员工的工作时间,而这是一项公司资产。
个人赠予:
一位管理人员负责管理公司产品包装材料,和他熟识的人员提出要一些内包装袋用于家庭使用,该管理人员便经常利用自己的权利私自送包装袋给熟人。该员工滥用了公司资产。

6、 保护金禾、客户和供应商信息
1) 金禾员工不得将金禾、客户或供应商机密信息或版权信息公布给其他人。包括:业务模式、价格及市场数据、战略、电脑密码、图像、表格、实验研究、“现有、以前和潜在”的客户、供应商及员工信息等。
2) 员工在存储信息时必须采用适当的步骤——包括设置安全文档,对电脑或电子媒体设置使用权限,或采用适当的处理策略——防止其他人未经授权使用这些信息。
示例:
看看我收到了什么

问:我偶然收到了一封电子邮件,其附件内容中包含了几位其他员工的薪资。我是否可以在工作中向他人透露这些信息?
答:不可以。您和您在工作上的朋友没有任何业务上的理由知晓这些信息。您应删除这封电子邮件并提醒发件人注意这个错误。向其他员工透露这些信息是违反《规范》的行为。
一份新配方
公司的一位科研人员对其参与研制的一款新产品即将发布感到很兴奋,并且向家人和朋友透露了这款产品的细节。该科研人员不当透露了非公开信息。

7、 收集竞争信息
1) 公司在收集竞争信息时,必须是合法的。不得侵犯竞争对手的权利,不得接受、使用或披露竞争对手的机密或专有信息。
2) 可以使用公开的信息,如年报、公司网站和出版物、公开演讲和公开营销文档、期刊和杂志上的文章、及其他公共媒体上的申报项目。
3) 如果竞争对手或代表竞争对手的第三方在获取金禾信息时的某些行为被认为是不适当的或不道德的,那么同类行为也应该避免。

8、 诚信公平交易
1) 金禾任何员工不得通过操纵、隐瞒、滥用特权信息,歪曲事实,或以其他不公平的方式获取不当利益。
2) 金禾严格遵守所有适用的公平竞争的相关法律法规,保证商业公正、公平。
3) 所有与公司建立关系的供应商、分包商、代理商,均要与公司签署书面承诺,保证诚信、公平交易。否则,一旦发现违反行为,公司即时采取相应措施,包括解除合作关系。

9、 业务采购
1) 采购决定必须从金禾的最佳利益出发。供应商赢得金禾的生意是基于其产品或服务的适用性、价格、交付时间及质量等。
2) 选择供应商需进行供应商评定,进行公开招标,任何人不得单独接触供应商,不得私下谈合同。
3) 购买合同应以书面做出,并且清楚地确定提供的服务或产品、获取价格的依据以及适用的费率。货物的金额必须与提供的服务或产品相称。
4) 严禁对外提供金禾所有采购相关的商业信息(如库存、价格、供应商名称等)。

10、 商业记录维护
1) 金禾需要诚实、准确地记录和上报信息,以便进行负责任的业务决策。
2)需要向国家相关监管机构提交文件时,必须及时、准确、完整,各类数据必须按照国家会计原则及其他财务报表的要求提交。
3) 按照制度与流程来记录、保存公司业务记录。只有过了保存的有效期,记录才能销毁。但在未决、诉讼、政府咨询、等待传票或者其他信息查询下,此类记录无论是否过了保存有效期都不得抛弃或销毁。
4) 员工永远不得以非正当的理由销毁、更改、隐瞒任何记录,或者不得以个人或联合其他人试图影响、阻止任何正式调查。

示例:一份大篇幅报告
一家客户要求一位销售主管准备一份内容详尽的大篇幅报告,其中包含一些可能需要花费大量时间精力才能收集整理的产品信息。为了迅速对客户做出反馈,该销售主管用虚假数据填充了报告的内容。这种行为是不诚实的,构成了不公正对待客户的事实。 

 

四、 豁免

 

《准则》适用于所有金禾员工及董事会成员,《准则》的任何一部分都不得豁免。除非经过董事会的投票决定某项内容需要豁免,同时豁免该项目可以保护金禾。

 

五、 组织领导和违反《准则》的报告

 

1、 为加强对商业道德行为的组织领导,搭建畅通的投诉报告渠道,确保本《准则》落到实处,取得实际的效果,公司成立由董事长领导的金禾集团商业行为管理委员会,设立公司道德管理办公室,设置商业行为举报专线0633-2279222和专门邮箱daode@rzbc.cn,同时,任命公司道德官。
2、 我们每一位员工都有义务维护公司的道德标准。如果您发现了使您产生疑虑的行为或者发现了有违反我们《准则》嫌疑的行为,请立即提出相关问题。最理想的情况就是,这样做可以使公司有机会赶在该问题构成违反法律的事实或对健康、安全及公司的声誉构成威胁之前处理和纠正该问题。
3、 公司严肃认真地对待所有潜在违反《准则》行为的举报,并承诺对所有指控进行保密和全面调查。《准则》调查由公司道德管理委员会或道德管理办公室负责组织,可能由公司的审计、财务、法律、道德管理办公室等人员实施。因某项潜在违反《准则》行为而受到调查的员工在调查人员做出任何最终决定之前可以申诉。
4、 如果你认为与相关管理层谈话心存疑虑,或者认为你的举报不适合透露真实身份时,您可以选择保持匿名向道德管理公室或通过邮箱进行举报。但是我们鼓励您透露自己的身份以便于沟通。如果您透露了您的身份,公司将以进行彻底而公正的调查为前提,采取所有合理的预防措施为您的身份保密。
5、公司会保护任何诚实提出疑虑和准确信息的员工,即使疑虑可能不一定是正确的。但是故意进行虚假的报告也是公司不可接受的。对于故意提交虚假指控、欺骗调查人员、干扰《准则》调查或者拒绝提供合作,均属于违反《准则》的行为。
6、公司会严肃认真地对待员工提交的所有举报。《准则》调查可能涉及任何员工,如果涉及到您,需无条件予以全面合作并完全而诚实地回答所有问题。
7、在对你的电话、信息或电邮进行秘密处理的同时,公司会保护忠诚提出疑虑的员工,确保你不会因此遭到报复。任何对诚实提出问题的员工进行打击报复都是违反《准则》的行为。员工诚实提出过某项疑虑或参与过某项调查,不得成为对其采取任何不利行动的理由,这些行动包括开除、降职、停职、剥夺权益、威胁、骚扰或歧视。如果您认为某位员工曾对您实施过打击报复,请向道德管理办公室,直至董事长报告此事。

 

六、 结语

 

本《准则》的执行,旨在确保员工在公司内部的行为方式以及与公司外部人士打交道的方式均保持一贯性。但我们也明白,没有任何一套规定能够涵盖所有可能出现的情况。为了使这些准则与当地法律或合同保持一致,金禾保留修改、修订或终止本《准则》的权利。
所有金禾员工均必须签署一份确认书,确认已经阅读过金禾《企业商业行为准则》并同意遵守其条款。公司还将对所有员工每年进行持续不断地培训、教育,保证所有员工对《准则》的认知、理解和巩固。未能阅读《准则》或签署确认书不能成为员工不遵守《准则》的理由。

 

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